Od první fotky
k podkladům pro účetní.

1. Připravte si skener

Odkaz na aplikaci a PIN provozovny získáte při nastavení služby. Skener otevřete v prohlížeči telefonu. Pro pohodlnější používání si stránku přidejte na plochu. Pro skenování a zpracování potřebujete internet.

1. Otevřete skener a přihlaste se PINem správné provozovny.
2. Vyfoťte celý doklad včetně dolního okraje a rekapitulace DPH. Položte ho na rovný povrch s dostatkem světla.
3. Vícestránkový doklad přidejte po jednotlivých stránkách. Místo focení lze nahrát soubor včetně PDF.
4. Po přečtení zkontrolujte souhrn a potvrďte. Pokud údaje nesedí, přidejte poznámku a předejte doklad kanceláři.

Přístup PINem je určený ke skenování za konkrétní provozovnu. Nejde o osobní účet s přístupem do administrace.

2. V kanceláři zkontrolujte údaje

Administrace ukazuje doklady po měsících a dnech. Můžete je filtrovat podle provozovny a dodavatele. U dokladu vidíte sken a přečtené údaje, včetně částek a rozpisu DPH.

• K vyřízení: doklady, které vyžadují kontrolu či doplnění. O událostech mohou informovat zapnuté web push notifikace.
• K platbě: přehled faktur podle splatnosti. Úhrady převodem dnes označujete ručně.
• Možné duplicity: upozornění na podobný doklad. Rozhodnutí je potřeba zkontrolovat.
• Opravy: správce může údaje upravit. Doklady lze vyřadit měkkým smazáním a následně obnovit; vyřazené doklady se nezapočítají do výstupu.

Čtení a automatické kontroly nenahrazují odborné posouzení účetní. Před exportem ověřte správnost údajů.

3. Nahrajte bankovní výpis

Ve svém internetovém bankovnictví vyexportujte výpis za potřebné období ve formátu GPC / ABO. Spárováno přijímá také CSV v podporované struktuře datum;částka;symbol. Konkrétní export banky ověříme při pilotu.

1. V administraci otevřete Export a zvolte měsíc.
2. Nahrajte bankovní výpis. Lze přidat více souborů, například kvůli karetním platbám zúčtovaným až na začátku dalšího měsíce.
3. Spusťte párování a zkontrolujte výsledek. Systém doplní symboly u odpovídajících karetních dokladů.
4. Nepropojené doklady zůstanou v reportu. Chybějící párovací symbol můžete doplnit ručně.

Párování hledá přesnou částku a datum v rozmezí jednoho dne před nákupem až čtyř dnů po nákupu. Při opakovaných shodných částkách se výsledky musí obzvlášť pečlivě zkontrolovat. Automatické párování převodů podle variabilního symbolu teprve připravujeme.

Do jedné instalace nevkládejte výpisy různých klientů. Současná verze jejich účty nerozlišuje. Nové párování přepočítá symboly pro celý vybraný měsíc — nahrajte proto všechny potřebné výpisy společně.

4. Stáhněte měsíční balíček

Po kontrole stáhnete jeden ZIP s tabulkou XLSX a PDF kopiemi dokladů. Export zahrnuje platné potvrzené doklady. Rozpracované, nahrazené a vyřazené doklady nejsou součástí běžných součtů.

• Tabulka s 26 sloupci: dodavatel, data, částky, základy a DPH po sazbách, zaokrouhlení, provozovna, účetní údaje a párovací symbol.
• PDF kopie: skeny propojené s odpovídajícími řádky tabulky.
• Předání: balíček předáte účetní, nebo si ho stáhne sama, pokud má přístup do dané instalace.

Přímé konektory do Pohody a Heliosu ani automatické měsíční odesílání dnes nejsou součástí služby. Navazující import do účetního programu je potřeba nastavit a ověřit samostatně.

Začněte v malém

Jedna firma, několik dokladů, jeden skutečný výpis a kontrola výstupu s účetní. Po prvním uzavřeném měsíci bude jasné, co vám služba přinesla a co doladit.