Od první fotky
k podkladům pro účetní.

1. Připravte si skener

Odkaz na aplikaci a PIN účtu skeneru vám předá správce firmy. V administraci ho najde po výběru firmy v části Skener a zařízení. Skener otevřete v prohlížeči telefonu. Pro pohodlnější používání si stránku přidejte na plochu. Pro skenování a zpracování potřebujete internet.

1. Otevřete skener a přihlaste se PINem správné provozovny.
2. Vyfoťte celý doklad včetně dolního okraje a rekapitulace DPH. Položte ho na rovný povrch s dostatkem světla.
3. Vícestránkový doklad přidejte po jednotlivých stránkách. Místo focení lze nahrát soubor včetně PDF.
4. Zkontrolujte snímek a případná upozornění. Scanner Plus hlídá čitelnost a úplnost fotografie a ukládá PDF bez vytěžených částek. Při zapnutém vytěžování zkontrolujte také přečtené údaje. Nejasný doklad můžete předat kanceláři s poznámkou.

Přístup PINem je určený ke skenování za konkrétní provozovnu. Nejde o osobní účet s přístupem do administrace.

2. V kanceláři zkontrolujte údaje

Administrace ukazuje doklady po měsících a dnech. Můžete je filtrovat podle provozovny a dodavatele. U vytěženého dokladu vidíte sken a přečtené údaje, včetně částek a rozpisu DPH. Scanner Plus ukazuje uložené skeny bez účetních částek.

• K vyřízení: doklady, které vyžadují kontrolu či doplnění. O událostech mohou informovat zapnuté web push notifikace.
• K platbě: přehled faktur podle splatnosti. Úhrady převodem dnes označujete ručně.
• Možné duplicity: upozornění na podobný doklad. Rozhodnutí je potřeba zkontrolovat.
• Opravy: správce může údaje upravit. Doklady lze vyřadit měkkým smazáním a následně obnovit; vyřazené doklady se nezapočítají do výstupu.

Čtení a automatické kontroly nenahrazují odborné posouzení účetní. Před exportem ověřte správnost údajů.

3. Nahrajte bankovní výpis

Ve svém internetovém bankovnictví vyexportujte výpis za potřebné období ve formátu GPC / ABO. Spárováno přijímá také CSV v podporované struktuře datum;částka;symbol. Konkrétní export banky ověříme při pilotu.

1. V administraci otevřete Stáhnout podklady a zvolte měsíc.
2. Nahrajte bankovní výpis. Lze přidat více souborů, například kvůli karetním platbám zúčtovaným až na začátku dalšího měsíce.
3. Po výběru souboru se hledání spustí samo. Uvidíte počet nalezených shod; podrobnosti si můžete rozbalit. Teprve potvrzením uložíte propojení.
4. Nejasné a nenalezené shody zůstanou k další kontrole. Podklady lze předat i bez nového párování.

Párování hledá přesnou částku a datum v rozmezí jednoho dne před nákupem až čtyř dnů po nákupu. Při opakovaných shodných částkách se výsledky musí obzvlášť pečlivě zkontrolovat. Faktury hrazené převodem s variabilním symbolem dál párujete v účetním programu.

Výpis nahrajte do profilu firmy, které patří. Nahrajte společně všechny potřebné výpisy pro daný měsíc. Celý bankovní soubor trvale neukládáme; u potvrzené shody zůstává dohledatelná konkrétní platba.

Úhrady a splatnosti

V Úhradách najdete odděleně K úhradě, Ověřit úhradu a Uhrazené. Způsob platby uvedený na dokladu není totéž jako ověřené zaplacení. V kalendáři se zobrazují doložené splatnosti; doklady bez termínu zůstávají zvlášť. Dodavatelé ukazují uhrazené, neuhrazené a neověřené částky po firmách.

Zapsání úhrady eviduje již provedenou platbu. Příprava QR sama peníze neposílá ani nepotvrzuje zaplacení. Nejasné údaje nejprve zkontrolujte podle originálu.

4. Stáhněte měsíční balíček

Po kontrole stáhnete jeden ZIP s tabulkou XLSX a PDF kopiemi dokladů. Export zahrnuje platné potvrzené doklady. Rozpracované, nahrazené a vyřazené doklady nejsou součástí běžných součtů.

• Tabulka XLSX: dodavatel, data, částky, základy a DPH po sazbách, zaokrouhlení, provozovna, účetní údaje a párovací symbol.
• PDF kopie: skeny propojené s odpovídajícími řádky tabulky.
• Předání: balíček předáte účetní, nebo si ho stáhne sama, pokud má přístup do profilu firmy.

V záložce Pohoda je dostupné předání XML, PDF a kontrolní XLSX pro přijaté faktury v CZK v podvojném účetnictví. S účetní nastavte cílovou jednotku, zvolte období Od–Do a zkontrolujte zahrnuté i vynechané doklady. ZIP rozbalte do nastavené složky; po importu ověřte údaje, otevření PDF a odpověď Pohody. Stažení balíčku samo nepotvrzuje úspěšný import. Nejde o automatický konektor; další agendy a Helios ověřujeme zvlášť. Automatické odesílání PDF jednotlivých dokladů má samostatnou stránku Odesílání PDF. Zde nastavíte příjemce firmy nebo provozoven, poštovní server a zapnutí odesílání; najdete zde i čekající zásilky a historii. Měsíční ZIP se nadále stahuje ručně.

Začněte v malém

Jedna firma, několik dokladů, jeden skutečný výpis a kontrola výstupu s účetní. Po prvním uzavřeném měsíci společně vyhodnotíme, co vám služba přinesla a co doladit. Získáte 39 Kč kreditu na vyzkoušení. Zvolit můžete Light bez paušálu nebo Pro s nižší cenou za doklad. Aktuální ceny najdete v ceníku. Doklady se čerpají z předem dobitého kreditu, který platí 1 rok. Ceny jsou konečné; nejsme plátci DPH. Osobní zaškolení a zavedení za 2 990 Kč je volitelné, pro online používání není potřeba.